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突然のWeb会議にも慌てない、準備するものと環境


こんにちは。Job-Hubマガジン編集部わたなべです。
皆さんはクライアントから突然「明日、Web会議に参加して」と言われたことはありませんか?すでに契約しているクライアントからの事もあれば、お仕事受託決定後すぐにWebでお仕事の説明会となることもあります。そこで、今回は「突然のweb会議にも慌てない、準備するものと環境」についてご紹介しますね!

まず、これだけは準備しておきたい

・指定の会議のサイトのアカウント
・Webカメラ
・ヘッドセット

指定の会議のアカウントですが、チャットワークの機能である「ライブチャット」を使うならチャットワークのアカウントで大丈夫です。Skypeを利用する場合はアカウントを用意する必要があります。どの媒体を使ってWeb会議・面談を行うか、クライアントにきちんと確認しておきましょう。

Webカメラについてですが、ノートパソコンの場合は付いている場合と付いていない場合がありますので、パソコンの仕様を確認しておきましょう。デスクトップの場合は外付けのカメラが必要になります。安価なものでは1000円くらいから販売されています。会議や面談では高い画質は求められないので安いものでも大丈夫です。近くの家電量販店やパソコンショップで購入することができるので早めに用意しておきましょう。購入する際は、周辺機器全般そうですが、自分のパソコンのOSに対応しているか確認してくださいね!

次にヘッドセットです。これは値段の幅が広く、迷う人が多いですね。選び方のポイントとしては
・耳あたりが良い(長時間使っても耳が痛くならない)
・音量の調整が効く、音がよく聞こえる (相手の話が聞こえないWeb会議はストレスになります)
・USBタイプのものが取付しやすい
・コードの長さはチェック!
前提として有線接続が基本です。Bluetoothのヘッドセットもありますが、大事な話を聞き逃さないためにも有線をお勧めします。
デスクトップのパソコンの場合、USBを挿すところから座った位置まで、ある程度の余裕のある長さが必要です。
購入して挿したものの長さが足りなかったではそのままゴミ箱行きになってしまいますので、注意しましょう!

片耳のタイプと両耳のタイプがありますが、編集部のおすすめは「片耳タイプです」 ゲームをするのと違い、会議ではステレオや迫力ある音響を求めないので、両耳である必要がないのと、両耳を塞いでしまわないほうが、周辺の音も聞こえやすく、何かあったとき気づくことができるからです。

お値段がお手頃で初心者向けにお勧めしたいのがこちら、「ゼンハイザー PCヘッドセット ヘッドバンド型片耳式」です。

ゼンハイザーは元々、ドイツの音響メーカーで、聞こえる声も(相手の状況にもよりますが)良く、こちらの声もよく拾ってくれます(しいて言うなら音をよく拾うので鼻息に注意ですね)耳が痛くなりにくいので、ヘッドセットが苦手な人もこれならお勧めできます。

https://goo.gl/gyc8rk

自宅でWeb会議をするには環境が大事

時間に融通が利くなら、静かな時間帯を選びましょう。
自宅でお仕事するとはいえ、Web会議の際に子供の声が横から聞こえてきたり、電車の音がうるさいようではクライアントもお仕事をお願いするのに躊躇してしまいます。なるべく静かな(ヘッドセットのマイクが音を拾わないような)環境が必要です。部屋を移動できるようなら部屋を移動するとか、通学路の近くに住んでいるようなら子供が通らない時間帯を選ぶとか、線路の近くに住んでいるようなら(クライアントが理解してくれるようなら別ですが)思い切ってレンタルスペースを借りるなど、Web会議は静かな場所で行うのが好ましいですね。

Web会議で緊張しないコツと「話の気を付け」ポイント

Web会議には1対1のやり取りの場合とグループでの参加の場合があります。
まず、緊張をしないためにも、最初に「挨拶し、自分の名前を名乗りましょう」何か発言しておくことで、気持ちが楽になります。
そして「カメラに頼らない」事です。Webカメラが映す映像は相手から観たときにそんなに鮮明に映るものではありません。ジェスチャーをつけたり、「これ、あれ、それ、どれ」などの代名詞などを使っても伝わらないことが多いのです。画面を共有してPDFや資料を見せながらでも、「ここが・・・」とマウスポインターを移動させたりするより、「A列の〇行目が・・・」と具体的に話したほうが相手にぐっと伝わります。
専門家や同じスキルを持った人の会議でない限り、専門用語を使わないのもルールです。つい、専門用語が出てしまったり、カタカナ言葉が参加の8割の人に伝わっても、後で大和言葉で言い換えていうと、より理解が深まります。
例えば、「メールによるインシデントなどには十分注意して・・・」というより「メールの誤送信、間違った相手にメールを送るようなことをなくしましょう」と言ったほうが、話は少しだけ長くなりますが、相手に伝わりやすくなります。
また、グループでの会議で積極的に発言をしないと「いるのか、いないのか分からない存在」にもなってしまいます。遠慮せず、話に入っていきましょう。

背景に気を付ける

案外、背景から家庭の様子が感じられるものです。カメラが映す範囲を確認してきちんと掃除をしておくとか、気になって話に集中ができなくなるような置物などは移動させておきましょう。
生活感が出るのが嫌!というひとは思い切って幕を引いたり、カーテンをつけたりするのもよいと思います。最近はネット通販サイトなどで、撮影用の幕が売られていますので、Web会議を頻繁に行う方なら幕を用意するといいですね。


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待機の間のイメージ画像を設定しておく。

Web面談が始まる前や始まった後、待機の時間を要することがあります。Web会議が長引いで途中でトイレ退席ということも考えられます。Skypeなど、画面の切り替えができるツールを使っている場合は画像に切り替えておくと良いですね。また、そういった画像は呼び出す際の目印にもなるので印象UPのためにも用意して設定しておきましょう。

話は滑舌良く

ヘッドセットで話をする場合、声が籠って聞き取りづらい人もいます。ばっちり化粧をしていても「まさか、寝起き?」なんて心配をされないよう、綺麗に発音しましょう。気持ち、口角をあげて話すことをイメージしながら話せば相手に伝わりやすくなります。
『「すみません、聞こえません」を何度も言うと相手に失礼かな?後で議事録を送ってくれるかな?』と、聞こえないことをそのままにしておくと大変なことになります。聞こえなかったときは素直に発言し、円滑なコミュニケーションが取れるようにしましょう。
クライアントはお仕事をきちんと遂行してもらうためにWeb会議の場を設けます。その場で遠慮をして後で「何を言っていたかわからなかったので聞き直す」ほうが失礼に当たるということを心に留めておきましょう。

まとめ

Web会議の経験がある人も、これまでなかった人もいかがでしたか?テレワークの推進をしている会社や、副業が解禁になって、今後インターネットを使って遠隔での会議や、優秀な人材を地方から確保するための仕事の面談など増えてくると予想されます。面識のない、離れた場所で仕事をする相手とは「すこし大袈裟かな?」と思うくらいに挨拶をしたり、テンションを上げて話してちょうど良いくらいになります。

今回の紹介が皆さんのお役に立てれば幸いです。参考にしてみてくださいね!